エクセルで見積書を作るとき、どの関数を使えばいいのか迷ったことはありませんか？
単価をマスタから引く・明細を並べる・消費税を足す・余った行を始末する、やることは多いのに、どれも決定版が見つかりにくいところです

この記事は作り方の手順書ではありません
見積書という道具を組み立てるのに要る部品を、1節につき1部品ずつ並べた部品カタログです
詰まっている部品の節だけ拾い読みしてもらえる形にしてあります

使うのは関数とExcelの標準機能だけで、マクロなしで組みます
Power Queryもここでは使いません
マクロが使えない職場でも、渡した相手の環境で開けないと困る場面でも、この範囲なら扱えます

ジャベ雄

頭から順に読まなくて大丈夫です
困っている部品の節だけ拾ってください

見積書ツールの全体像 4つのシートで組み立てる

部品の話に入る前に、全体の形だけ先に共有させてください
ここが見えていないと、このあとの関数がどこに置かれるものなのか宙に浮いてしまいます

結論から言うと、見積書は印刷する1枚の紙として作らず、一覧(マスタ)と帳票を分けた4シート構成で組みます

帳票のセルに直接打ち込む作り方だと、同じ得意先名と同じ商品名を発行のたびに打ち直すことになります
それに、去年出した見積を探そうとしても、ファイルを1つずつ開いて回るしかなくなります

一覧を先に持っておくと、この2つが同時に片づきます
データの流れは1方向で、明細は明細一覧シートに入力し、見積書シートは引いて並べるだけにします

手で打つ場所は2か所に分かれます
明細一覧に打つのが商品コードと数量(軽減税率の商品があるなら税率も)で、見積書シートに打つのは見積番号と得意先コードだけです

ジャベ雄

帳票に直接打ち込む作りは、去年の見積を探すときに困ります

一覧シートはテーブルにする(Ctrl + T)

マスタと明細一覧は、ただの範囲のままにせずテーブルにします
範囲を選んで Ctrl + T を押すだけで、あとは見出し行の有無を確認して終わりです

テーブルにする一番の理由は、行を足しても参照範囲が自動で伸びるからです
Microsoftの公式ドキュメントにも、テーブルの名前を使った参照(構造化参照)はテーブルへのデータ追加・削除に合わせて自動で調整されると書かれています

データが増える表への対処として、Microsoft自身が構造化参照を推奨している点も後押しになります
列全体を参照する書き方や動的な名前定義に比べて、処理の面でも不利が少ないという説明です

テーブル名の付け方と参照の書き方

テーブルにすると自動でテーブル1のような名前が付きます
このままでも動きますが、数式が読めなくなるので付け替えます

テーブル内のセルを選んで、リボンの「テーブルデザイン」タブ左端にある「テーブル名」を書き換えるだけです
Excel 2019以前は「テーブルツール」の中の「デザイン」タブになります

名前を商品マスタにしておくと、列の参照はこう書けます

商品マスタ[単価]

見積書シートのようにテーブルの外から参照するときは、テーブル名を省略できません
公式にも、テーブルの外で構造化参照を使うときは完全修飾の形にする必要があると書かれています

ちなみにテーブル名に C・c・R・r の1文字だけを付けることはできません
行や列を選ぶショートカットとして予約されているためです

計算列は勝手に下まで伸びる

テーブルの列に数式を1つ入れると計算列として扱われ、その列全体に同じ数式が入ります
行を足すとその行にも即座に伸びます
明細一覧の「税抜金額」列は、この計算列で作ってしまうのが楽です

=[@数量]*XLOOKUP([@商品コード], 商品マスタ[商品コード], 商品マスタ[単価])

行を足すたびに数式をコピーする手間が消えるので、明細をためる台帳とは相性がいい機能です
4つ目の引数を付けて0を返させると、コードの打ち間違いやマスタ未登録が単価0円のまま通ってしまうので、台帳側ではあえて付けずに #N/A を出させています

「テーブルは行数が増えると重くなる」という話を聞いたことがあるかもしれません
これは Excel 2013 以前の話で、Microsoftの資料では Excel 2016 で解消したとされています(同じ操作が約1.9秒から2ミリ秒ほどまで縮んだという記録です)

ジャベ雄

Ctrl + Tを押すだけの作業ですが、ここを飛ばすと後がずっと面倒になります

マスタから引くのはXLOOKUP1本で足りる

商品コードから商品名や単価を引く部分は、XLOOKUPだけで足ります
見積書の解説記事は今もVLOOKUPで書かれているものが多いのですが、列番号を数える作業も、左方向に引けない制約も、XLOOKUPには無いので置き換えるだけの価値があります

=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り範囲, [見つからない場合], [一致モード], [検索モード])

必須は最初の3つだけです
見積書シートのC12に明細一覧から引いた商品コードが並んでいるとして、商品名はこう書きます

=XLOOKUP($C12, 商品マスタ[商品コード], 商品マスタ[商品名], "")

4つ目の [見つからない場合] に空文字(半角のダブルクォート2つ)を入れておくと、コードが未入力の行でエラー表示になりません
この引数があるのがXLOOKUPの大きな利点で、次の話につながります

使えるバージョンに注意(2016と2019では使えない)

先に対応バージョンを押さえておきます
ここを間違えると配布先で全滅します

ネット上には「XLOOKUPは2019以降」と書いている解説も見かけますが、公式の記述と食い違います
買い切り版のExcel 2021に入った新関数のひとつなので、2019以前の環境が混じるならVLOOKUPかINDEX+MATCHで代替する前提で設計してください、詳しい時系列は Excel 2021の新機能と新関数まとめ に整理してあります

IFERRORで包む必要はない(包むとかえって危ない)

VLOOKUP時代の癖で、つい IFERROR で全体を包みたくなるところです
XLOOKUPを使うなら、この包み方はむしろ避けたほうが安全です

理由は捕まえる範囲の広さにあります
IFERRORは #N/A・#VALUE!・#REF!・#DIV/0!・#NUM!・#NAME?・#NULL! の7種類すべてを拾って、指定した値に置き換えます

一方でXLOOKUPの第4引数は、公式の定義が有効な一致が見つからない場合に限定されています
つまり「コードが未入力・マスタに無い」という想定内の空振りだけを、この引数で埋められるわけです

マスタの列を1本削って参照が壊れても、包んでいると画面上は空欄のままです
単価が0円のまま印刷された見積書が出ていく事故は、こういう握りつぶし方から生まれます

IFERRORの出番は、XLOOKUPが無い環境でVLOOKUPの#N/Aを隠すときと、XLOOKUPでは吸えないエラーを承知のうえで処理したいときに絞るのが原則です

空欄のセルを引いたときの落とし穴

もう1つ、引いた先が空欄だったときの話です
XLOOKUPは参照先のセルが空だと、空ではなく0を返すという挙動が知られています

見積書だと、備考が空欄の商品を引いたときに備考欄へ0と印字される、という形で出てきます
気になる場合は、引いた結果が空文字かどうかを見てから出し分ける書き方で回避できます

=LET(x, XLOOKUP($C12, 商品マスタ[商品コード], 商品マスタ[備考], ""), IF(x="", "", x))

この0が返る挙動は解説サイトで広く紹介されているものの、私はまだ手元で確かめていません
備考のように空欄が入りうる列を引くときだけ、自分のExcelで一度動きを見てから採用してもらえればと思います

ジャベ雄

列番号を数える作業から解放されるだけでも、XLOOKUPに乗り換える価値はあります

明細が複数行あるときの取り出し方

XLOOKUPが得意なのは1件を引くところまでです
明細一覧から「この見積番号の行だけ」をまとめて取り出すなら、FILTERのほうが素直に書けます

=FILTER(明細一覧[商品コード], 明細一覧[見積番号]=$D$3, "")

D3に見積番号を入れておけば、そこに紐づく商品コードが必要な行数ぶんだけ下へこぼれてきます
結果が下や右へ自動で広がるこの動きはスピル(動的配列)と呼ばれるもので、Microsoft 365 と Excel 2021 以降の計算エンジンの土台になっています

数量も同じ形の式を、数量の列に1本置きます
商品名・単位・単価は、こぼれてきた商品コードをひとつ前の節のXLOOKUPで引けば埋まります

取り出す列は 明細一覧[[商品コード]:[数量]] のようにまとめて渡すこともできますが、その場合は2列が隣り合ったままスピルします
明細の並びが 商品コード → 商品名 → 単位 → 単価 → 数量 になっている帳票には収まらないので、列ごとに1本ずつ置く形が扱いやすいです

もう1つ、2つ目の引数にエラー値が混じっているとFILTER自体がエラーを返します
条件に使う列にXLOOKUPの結果を挟んでいるなら、そちらで#N/Aが出ていないかを先に確認してください

FILTERの対応バージョンにも触れておきます
公式の対応表に並んでいるのは Microsoft 365・Excel 2024・Excel 2021 で、2019以前は挙がっていません
XLOOKUPのように「2016と2019では使えない」と本文に明記されているわけではないので、断定はしませんが、実務では2021以降で使う関数と考えておくのが無難です

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複合キーは&でつなぐのが基本

明細の枠を罫線でかっちり作ってある帳票だと、FILTERのスピルが枠と噛み合わないことがあります
その場合は明細を1行ずつ引く形にしますが、見積番号だけでは行が特定できないので、見積番号と行番号を足したキーを作ります

明細一覧に計算列を1本足すだけです

=[@見積番号] & "-" & [@行番号]

見積書側は、同じ形のキーを組み立てて引きます

=XLOOKUP($D$3 & "-" & $B12, 明細一覧[キー], 明細一覧[商品コード], "")

要素が2つなら & でつなぐだけで十分です
2019以前の環境なら、同じキーをVLOOKUPで引く形に置き換えられます
作業列を作らずに検索範囲側で連結してしまう書き方も紹介されていますが、私は手元で確かめていないので、まずはキー列を1本持つ形をおすすめします

TEXTJOINを使うのは、要素が3つ以上になるときや、空欄が混じる列をまとめたいときです
区切り記号を1回書けば全体に適用されるのと、空セルを飛ばせるのがこの関数の持ち味になります
対応は買い切り版だと Excel 2019 以降で、結果が32,767文字を超えると #VALUE! が返ります

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金額の見た目は表示形式で決める

桁区切り・マイナスの見せ方・ゼロを消すかどうか、この手の見た目は数式ではなく表示形式で決めます
セルを選んで Ctrl + 1 でセルの書式設定を開き、分類の「ユーザー定義」に書式コードを入れる場所です

ここを知らないと、値引き行を赤くするだけのためにIF関数を重ねる、といった遠回りをすることになります

書式コードは最大4セクション

書式コードはセミコロンで区切った最大4つのセクションでできています
Microsoftの表示形式のカスタマイズに関するガイドラインにも、正の値・負の値・ゼロの値・テキストという順で定義すると書かれています

ここで一番つまずくのが、全部書かなかったときの挙動です
2つだけ書くと、1つ目が正の数とゼロに、2つ目が負の数に使われます

たとえば値引き行を赤い▲で出したくて、こう書いたとします

#,##0;[赤]"▲"#,##0

ゼロを消したいなら、3つ目のセクションを空にしたコードを書きます
公式が示している形に桁区切りを足すと、金額欄に当てる書式はこうなります

#,##0;-#,##0;;@

3つ目が空のセミコロンだけになっている点がポイントです
途中のセクションを飛ばして後ろだけ書きたいときも、飛ばすセクションの終わりのセミコロンは残す決まりになっています

書式コードで使える色名は黒・青・水・緑・紫・赤・白・黄の8つで、フォントタブのように好きな色を選べるわけではありません
▲のような文字を混ぜるときは、上の例のように二重引用符で囲みます
色名の一覧や番号で指定する書き方は、セルの書式設定と書式コードをまとめた記事に色見本つきで置いてあります

ジャベ雄

見た目の調整を数式でやろうとすると、式がどんどん長くなります

帳票では条件付き書式に頼らない

色分けの話が出たので、立場も書いておきます
この手の記事はたいてい条件付き書式を勧めますが、私は配りまわす帳票では控えるほうです

コピーや書式のコピーをするたびに、コピー先へ新しいルールが作られる仕組みだからです
先月のシートをコピーして今月分にする、という見積書の使われ方とは、けっこう噛み合いません

その点、表示形式ならコピーしても書式が移るだけで、ルールとして積み上がりません
増えたルールの掃除のしかたや、それでも条件付き書式のほうが勝つ場面は別記事にまとめました

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余った明細行の始末(以下余白の出し方)

明細の枠を20行用意して、実際の明細が5行だったとき、残りの15行をどう見せるかという話です
ここは解説であまり見かけない部分ですが、実際に作ってみると出てくる部品です

放っておくと、空の行に0が並んだ見積書が印刷されます
数式は入っているので、見た目が空でも中身は空ではない、というのが原因です

まずゼロを消す

ひとつ前の節で出てきた、3つ目のセクションを空にした書式コードをそのまま使います
金額欄と数量欄に当てておけば、値が0の行は画面からも印刷からも消えます

公式にも、この方法で非表示にした値は数式バーやセルの編集中だけ見えるようになり、印刷はされないと書かれています

数式側で対処するなら、XLOOKUPの第4引数とFILTERの第3引数に空文字を入れておく手もあります
ただし確実なのは表示形式のほうです

数式側の空文字が通用するのは、引いてきた値をそのまま表示している欄だけになります
金額欄のように 数量×単価 で計算している欄だと、空文字を掛けた時点で #VALUE! か 0 が出るので、ゼロは消えません

最終行の下に「以下余白」を出す

空白のまま余らせず以下余白と入れておくのは、改ざん防止のために余白を潰す商慣習だと説明されています
斜線を引いたり止め印を押したりする形で代える職場もあります

これも関数で出せます
行番号が明細の件数+1になる行だけ文字を表示させる形です

=IF($B12=COUNTIF(明細一覧[見積番号], $D$3)+1, "以下余白", "")

B12は明細の行番号、D3は見積番号のセルです
COUNTIFでその見積番号の明細が何行あるかを数えて、その次の行にだけ文字を出しています
明細が増えても減っても、文字の位置が自動でついてきます

置き場所は商品名の列です
その列にはすでにXLOOKUPが入っているので、別のセルに足すのではなく、条件から外れたときの値としてXLOOKUPを畳み込みます

=IF($B12=COUNTIF(明細一覧[見積番号], $D$3)+1, "以下余白", XLOOKUP($C12, 商品マスタ[商品コード], 商品マスタ[商品名], ""))

残りの空行の罫線をどうするかは好みが分かれるところです
「明細のある行だけ罫線を引きたい」と考えると条件付き書式に手が伸びますが、私がそこで一度立ち止まる理由は、ひとつ前の節に書いたとおりです

入力しやすく壊れにくくする設定

ここまでで計算は組み上がるので、最後は人が触る部分を固めます
入力規則・日付の自動化・シート保護・印刷、この4つで手戻りがかなり減ります

入力規則でコードを選ばせる

コードは手打ちさせず、ドロップダウンから選ばせます
当てる先は明細一覧シートの商品コード列と、見積書シートの得意先コード欄です

データタブの「データの入力規則」を開いて、入力値の種類をリストにするところまでは普通の手順です
つまずくのはその次で、元の値にテーブルの構造化参照をそのまま書くと通らないという話が定番になっています

Microsoftの公式ドキュメントに明文は見つけられませんでしたが、Q&Aの回答と解説サイトの説明は一致しているので、名前定義かINDIRECTを経由する回避策を採るのが安全です

名前を作らずに済ませたいなら、元の値にINDIRECTを書いて文字列から解決させる手もあります

=INDIRECT("商品マスタ[商品コード]")

テーブルの列をマウスでドラッグして範囲指定する方法も紹介されていますが、テーブルが伸びたときに範囲がついてくるかは私の手元で確かめていません
確実に動かしたいなら、名前定義かINDIRECTを選んでおくのが安全です

「分類を選ぶと商品が絞り込まれる」ような多段のドロップダウンにしたくなったら、そこは作り方が何通りもあるので選んだ分類で商品を絞り込む作り方にまとめてあります

日付は自動と手動を使い分ける

発行日を TODAY で自動にするのは定番ですが、見積書では注意が要ります
TODAYはブックを開くたびに再計算されるので、先月発行した見積書を開き直すと日付が今日に化けます

作りかけのうちはTODAYで置いておいて、発行のタイミングでコピーして値だけ貼り付ける、というのが現実的な運用です
有効期限は発行日から起算して出せます

=EDATE($D$5, 1)

D5の発行日から1か月後を返します
月末に揃えたいなら EOMONTH に置き換えてください
どちらもシリアル値(内部的な連番)が返るので、表示の形は前の節の表示形式で整えます

シート保護と印刷まわり

数式が入ったセルを他人に触られると、たいてい壊れます
入力してほしいセルだけロックを外してから、校閲タブの「シートの保護」をかけると、それ以外が編集できなくなります

• 見積書シートの入力セル(見積番号・得意先コード)を選んで、セルの書式設定からロックのチェックを外す
• 校閲タブのシートの保護をかける、パスワードは空でも構わない
• 明細一覧シートにも保護をかけるなら、商品コード・数量・税率の列はロックを外しておく
• ページレイアウトタブで印刷範囲を設定する
• ページ設定の拡大縮小印刷で、横1ページに収まるよう指定する

この保護はうっかり数式を消す事故を防ぐためのもので、中身を守るセキュリティ機能ではありません
解除の手順は広く知られているので、見られて困る情報を隠す用途には使わないでください

明細が2ページに渡る可能性があるなら、印刷タイトルで見出し行を各ページに繰り返す設定も入れておくと読みやすくなります

注文書・納品書・請求書への転用

ここまで組んだ仕組みは、見出しと項目を差し替えるだけで他の帳票にも回せます
一覧から必要な行を引いて並べる、という骨格は同じだからです

問題は消費税です
ここだけは作りを間違えると、そのまま転用したときに困ります

端数処理は税率ごとに1回だけ

国税庁のQ&A(問57・PDF)は、適格請求書に書く消費税額に1円未満の端数が出るとき、税率ごとに1回だけ端数処理をするよう求めています
個々の商品ごとに端数処理して、その合計額を消費税額として記載する形は認められない、とも注記されています

なので明細の行では丸めません
明細一覧に税率の列を持たせておいて、税率ごとに集計してから外側で1回だけ丸める、という形にします

=ROUNDDOWN(SUMIFS(明細一覧[税抜金額], 明細一覧[見積番号], $D$3, 明細一覧[税率], 0.1) * 0.1, 0)

10%対象の税抜金額をSUMIFSで集めて、税率を掛けたところに ROUNDDOWN が1回だけ入る形です
8%対象があるなら、条件と掛ける率を差し替えた同じ式をもう1本並べます

ずれる額の実例・切り上げと四捨五入の選び方・明細を税込で持っているときの割り戻しは、こちらにまとめました

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エクセルで消費税の端数処理 税率ごとに1回だけ丸める エクセルで消費税の端数処理をするとき、明細行ごとにROUNDDOWNを入れて足すと税額がずれます 国税庁のQ&Aは税率ごとに1回と書いているので、税率の列を持たせてSUMIFSで集計してから1回だけ丸める形にします 軽減税率8%が混じるときの数式も載せました

税額の扱いは取引の形によって変わるので、自社の運用に落とすときは顧問税理士や所轄の税務署に確認してもらうのが確実です

まとめ エクセルの見積書に必要な関数と機能

部品を一度並べ直しておきます
それぞれ独立して使えるので、詰まったところに戻ってきてもらえればと思います

押さえどころを3つに絞るなら、この3つです

• 一覧はテーブルにして、引くのはXLOOKUP、IFERRORで包まない
• 見た目は表示形式で決める、ゼロ非表示は3つ目のセクションを空にする
• 消費税は明細行ごとに丸めず、税率ごとに1回だけ端数処理する

ここまで関数と標準機能だけで組んできましたが、発行のたびに明細を打ち直す・番号を手で振る・PDFにして保存する、この辺りは関数では届かない領域です
同じ見積書をマクロで自動化する版は別記事で扱う予定なので、手作業をボタン1つにしたい方はそちらを待ってもらえればと思います

完成品のサンプルファイルも別途用意します
まずは自分のブックで、詰まっている部品から手を付けてみてください

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エクセルで消費税の端数処理をするとき、明細の行ごとにROUNDDOWNを置いていませんか？
同じ税率の中で端数の出る行が2行以上あると、それを足した税額は税率ごとにまとめて計算した額とずれてきます

ずれるのは1回あたり1円に満たない額ですが、明細が増えるほど積み上がっていきます
それに国税庁のQ&Aは商品ごとに端数処理して合計する形を認めていないので、そのまま請求書に転用すると、Q&Aが認めていない形の請求書になります

ここで扱う端数処理のルールは、インボイスを出せる登録を済ませた事業者が適格請求書を交付する場合の話です
免税事業者や未登録の事業者が出す書類には、そのまま当たりません
扱うのは公表されているQ&Aをエクセルの数式にどう落とすかまでで、税務の判断には立ち入りません

ジャベ雄

先に結論だけ言うと、丸めるのは税率ごとに1回です

明細ごとに丸めると合計が1円合わなくなる

何が起きるのかを先に数字で見ておきます
10%の商品が2つ・8%の商品が2つ混じった、よくある形の明細です

行ごとに切り捨てた税額を足すと2,745円です
税率ごとにまとめてから1回だけ切り捨てると、答えが変わります

• 10%対象の税抜合計 21,245円 × 10% = 2,124.5 → 切り捨てて 2,124円
• 8%対象の税抜合計 7,777円 × 8% = 622.16 → 切り捨てて 622円
• 税額の合計は 2,746円

行ごとに丸めると2,745円・税率ごとに丸めると2,746円
国税庁のQ&Aが求めているのは後者の出し方です
丸める回数が減るぶん、端数で動く額そのものが小さくなります

今回ずれたのは8%側だけで、10%側は一致しています
ただ、これは10%対象で端数が出た行が12,345円の1行だけだったからで、たまたまです

差が出るのは同じ税率の中で端数の出る行が2行以上重なったときで、税率が混ざっているかどうかは関係ありません
10%だけの帳票でも、12,345円と6,789円が並べば行ごとの合計は1,912円・税率ごとなら19,134円×10%で1,913円と、やはり1円ずれます

ジャベ雄

ずれる額は小さいです
ただ、この作りが認められていないほうが困ります

ルールは税率ごとに1回 国税庁Q&Aの原文

根拠は国税庁のQ&A 問57(PDF)です
適格請求書、いわゆるインボイスに書く消費税額の丸め方を決めている箇所で、【答】の本文をそのまま引きます

読むところは2か所です
ひとつは一の適格請求書につき、税率ごとに1回という回数の指定、もうひとつが(注)の商品ごとに端数処理して合計する形は認められないという一文です
冒頭の表で行ごとにROUNDDOWNを入れていた形が、この(注)に当たります

Q&Aには計算例も付いていて、税率ごとに合計した税込金額から割り戻す形です
10%対象の税込60,000円なら10/110を掛けて約5,454円・8%対象の税込40,000円なら8/108を掛けて約2,962円です

見積書なら関係ないのでは？

国税庁が適格請求書の例として挙げているのは請求書・納品書・領収書・レシート等で、記載事項には課税資産の譲渡等を行った年月日が含まれます
記載事項から見ると、取引の前に出す見積書をそのまま適格請求書として交付する形は考えにくいところです

ただし同じQ&Aの問25(PDF)には、様式の定めが無いと書かれています
必要事項が記載されていればその名称を問わず適格請求書に該当するとのことでした
書類の名前で決まるものではないので、見積書だから端数処理は自由、とは考えないほうが安全です

エクセルで消費税の端数処理を組む

やることは2つ
明細一覧に税率の列を持たせることと、税率ごとに集計してから1回だけ丸めることです
この形にすればQ&Aの求める並びになります

明細一覧に税率の列を足す

明細を並べているシート、つまり見積番号ごとに行がぶら下がっている一覧に、税率の列を1本足します
この記事で使う列は見積番号 / 税抜金額(または税込金額)/ 税率の3本です
10%と8%を行ごとに持たせておけば、税率を条件にして集計できます

気をつけたいのは、文字として「10%」と打たないことです
パーセント書式の数値として入れておけば、集計の条件にも掛け算にもそのまま使えます
文字列で入っていると条件に一致せず、合計がいつまでも0のままになります

そして明細の行では丸めません
金額の列は数量×単価のまま置いて、行ごとの税額の列は作りません
これが今回の前提です

税率ごとに集計して1回だけ丸める

数式に入る前に前提をひとつ
ここから先は明細一覧をCtrl+Tでテーブルにして、テーブル名を「明細一覧」にしてあるものとして書いています
普通の範囲のまま貼ると#NAME?が返るので、そこだけ先に済ませてください

その明細一覧をどう用意するか(マスタと帳票を分ける・テーブルにする・XLOOKUPで単価を引く)は、見積書を関数だけで組む記事のほうにまとめてあります
手元にまだ一覧が無いなら、先にそちらを見てもらったほうが早いかもしれません

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明細を税抜で持っている場合の式です
D3に見積番号が入っている前提で、10%対象の税額を出します

=ROUNDDOWN(SUMIFS(明細一覧[税抜金額], 明細一覧[見積番号], $D$3, 明細一覧[税率], 10%) * 10%, 0)

内側のSUMIFSで、この見積番号かつ税率10%の行だけを合計しています
そこに10%を掛けて、いちばん外側のROUNDDOWNで1回だけ切り捨てます
丸めが外側にひとつだけ、この形が要点です

8%対象は、条件と掛ける率を差し替えた同じ形をもう1本並べます

=ROUNDDOWN(SUMIFS(明細一覧[税抜金額], 明細一覧[見積番号], $D$3, 明細一覧[税率], 8%) * 8%, 0)

見積書の合計欄に載せる消費税額は、この2本を足した額です
税率が増えても、増えるのは式の本数だけになります

丸める単位は帳票1枚の単位です
この式は条件を見積番号にしているので、複数の見積をまとめて1枚の請求書にするなら、条件をその請求書番号の列に差し替えてください

テーブルにしない運用なら、列を直接指定した形に読み替えても結果は同じです
下はA列に見積番号・E列に税率・F列に税抜金額が入っている場合の、10%対象の式です

=ROUNDDOWN(SUMIFS($F:$F, $A:$A, $D$3, $E:$E, 10%) * 10%, 0)

SUMIFSはExcel 2007以降ならどの版でも使えるので、配布先の環境をあまり選びません
Microsoft 365なら税率ごとの小計をGROUPBYで一気に出す手もありますが、丸めるのは集計したあとの1回です

税込で持っているときは割り戻す

明細を税込で持っているなら、掛ける部分を10/110に置き換えます

=ROUNDDOWN(SUMIFS(明細一覧[税込金額], 明細一覧[見積番号], $D$3, 明細一覧[税率], 10%) * 10 / 110, 0)

8%対象なら8/108で、問57の計算例もこの形です
税抜のつもりで10%を掛けると税を二重に乗せるので、明細の金額が税抜か税込かだけは先に決めておいてください

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切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれにするか

ここに正解の関数はありません
Q&Aが任意の方法とすることができますと書いているとおりで、どれを選んでも回数の条件さえ守っていれば形は成り立ちます

3つとも第2引数は0で、整数の位で丸める指定です
どれを選んでも式の形は変わらず、いちばん外側の関数名が入れ替わるだけになります

値引き行のようにマイナスの金額が混じるときは、丸める場所に気をつけてください
ROUNDDOWNはマイナスの数を0に近づける向きに切り捨てるので、行ごとに丸めると向きが変わります
税率ごとに集計したあとの1回だけなら、これは起きません

決め方は、社内でどれかに統一しておくのが現実的だと思います
取引先との取り決めがあるならそちらが優先で、会計ソフトの設定と揃えると突き合わせが楽です

ジャベ雄

関数を選ぶ話より、社内でバラバラにしないほうが大事です

明細の合計と小計が1円ずれて見えるとき

結論から言うと計算そのものは合っています
ずれて見えるのは、表示のために丸めた数字を人が足しているからです

ここは単価や数量に小数がある場合の話です
単価が小数第2位まで入っている・作業時間を0.5時間で数えている、そういう明細だと「印刷した金額を電卓で足したのに小計と1円合わない」という質問が飛んできます
数量×単価がいつも整数で収まる明細なら起きないので、当てはまらない方は読み飛ばして大丈夫です

冒頭の2,745円と2,746円とは別物です
あちらは税額をどこで丸めるかの話で、こちらは明細の金額に小数が残っていることで起きます

表示形式で小数点以下を隠しても、セルの中身は小数のまま残ります
SUMは中身の数値で足すので、画面の整数を電卓で足した答えとは1円単位で食い違います

選べるのは2通りです
そのままにするなら、聞かれたときに説明できれば足ります
表示と中身をそろえるなら、明細の金額の列をROUNDDOWNで確定させます

金額の列を丸めた場合も、税額は確定した金額を税率ごとに合計してから1回だけ丸めます
問57が書いているのは消費税額等の端数処理についてなので、明細の金額そのものを丸めていいかは、最後の確認先で聞いてもらうのが確実です

まとめ 丸めるのは税率ごとに1回だけ

押さえどころは3つです

• 明細一覧に税率の列を持たせて、明細の行では丸めない
• SUMIFSで税率ごとに集計し、ROUNDDOWNはいちばん外側に1回だけ
• 切り捨て・切り上げ・四捨五入は任意なので、社内で統一する

10%だけの帳票でも話は同じです
問57の(注)は税率がいくつあるかと無関係に、商品ごとに丸めて足す形そのものを認めていません

軽減税率の行が増えても、やることは式をもう1本並べるだけです
先にこの並びにしておくと、あとで組み直さずに済みます

ジャベ雄

数式の形が決まれば、あとは丸め方をひとつに決めるだけです

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Excelの連動プルダウン(親の選択で子の選択肢が切り替わるドロップダウンリスト)を作りたいけれど、調べると作り方がバラバラで「結局どれを選べばいいの？」と迷うことはありませんか？

連動プルダウンの作り方には大きく分けて4つの方式があります
使うバージョンやデータの形によって向き不向きがあるので、1つの方式だけ覚えても「自分の環境では動かない」となりがちです

そこでこの記事では、連動プルダウンの定番4方式を横並びで比較して、状況に合わせて選べるようにまとめてみました
手順・数式・メリットとデメリット・対応バージョンを方式ごとに並べているので、まずは「方式の選び方」の比較表から見てもらえれば、どれを読めばいいかが分かるはずです

ジャベ雄

結論だけ先に言うと、新しいExcelなら FILTER 方式が一番ラクですよ

連動プルダウンとは 親の選択で子の選択肢が変わる仕組み

連動プルダウンとは、上の段(親)で選んだ内容によって、下の段(子)に出る選択肢が自動で絞り込まれるプルダウンのことです

たとえば「大区分」でフルーツを選ぶと、「中区分」にはフルーツの中身だけが出る
「大区分」を野菜に変えれば、中区分も野菜の中身だけに切り替わる
こういう動きを作るのが連動プルダウンです

「プルダウン」と「ドロップダウンリスト」は同じものを指します
この記事では検索でよく使われる「プルダウン」で統一して進めますね

基本 データの入力規則でプルダウンを作る3つの方法

連動の話に入る前に、土台となる普通のプルダウンの作り方を押さえておきます
連動プルダウンは、この基本の上に「絞り込み」を足したものだからです

プルダウンは「データ」タブ →「データの入力規則」を開き、[設定]タブの[入力値の種類]を「リスト」にして、[元の値]に選択肢を指定すると作れます
この[元の値]の指定の仕方で、次の3つの作り方に分かれます

作り方1 直接入力(カンマ区切り)

[元の値]に選択肢を半角カンマ区切りで直接打ち込む方法です

フルーツ,野菜,穀物

選択肢が少なくて、ほぼ増減しないときに向いています
項目を足したいたびに手で打ち直す必要があるので、変動するリストには向きません

作り方2 セル範囲を参照する

選択肢をどこかのセルに並べておき、[元の値]でそのセル範囲(例 A2:A9)を指定する方法です
見出し行は含めないのがコツです

Microsoft公式でも、別シートに入力したリストを参照する例が紹介されています
選択肢を別シートにまとめておけば、入力画面をすっきり保てます

作り方3 テーブルを参照する(自動更新)

選択肢のリストをあらかじめテーブル化しておく方法です
Microsoft公式は「データがテーブル形式なら、項目を追加・削除するとそのテーブルに基づくプルダウンが自動的に更新される」と案内しています

項目が増えたり減ったりするリストなら、この方法が一番ラクです
あとで説明する連動プルダウンでも、このテーブルが土台として効いてきます

ジャベ雄

リストを使うならテーブル化、これだけ覚えておくと後がラクです

連動プルダウンの主要4方式 手順と数式で比較

ここからが本題の連動プルダウンです
定番の4方式を、それぞれ手順・数式・メリットとデメリット・対応バージョンつきで見ていきます

• INDIRECT + 名前定義(定番・旧バージョンでも動く)
• テーブル + 構造化参照(自動更新・後述のFILTERと相性が良い)
• FILTER / UNIQUE のスピル方式(365・2021・2024向け・一番ラク)
• OFFSET + MATCH(可変範囲・旧バージョンでも動く)

方式1 INDIRECT + 名前定義(最も定番)

2段階の連動でいちばん広く使われている定番方式です
古いExcelでも動くので、環境を選ばないのが強みになります

=INDIRECT(A2)

INDIRECT は、A2に入っている文字列(例「フルーツ」)を名前として解釈して、その名前の範囲をリストに変えてくれます
親で選んだ言葉と同じ名前の範囲が呼び出される仕組みです

名前付き範囲はスペースや一部の記号が使えず、数字始まりも不可です
親の項目名に空白や記号が混じるデータでは、この方式は組みにくくなります
その場合は後述の FILTER 方式や OFFSET 方式が向いています

もう1点、INDIRECT は揮発性関数(シートを編集するたびに再計算が走るタイプ)なので、大量に使うと一般に動作が重くなることがあります
後で出てくる OFFSET も同じ性質なので、数を増やすときは頭の片隅に置いておくと安心です

方式2 テーブル + 構造化参照(自動更新)

リストをテーブルにして、テーブル名で範囲を参照する方式です
項目を追加するとテーブルの範囲が自動で広がるので、参照範囲の手直しが減るのが利点になります

ただしテーブル単体では「絞り込み」までは賄えません
連動(親で絞る)を実現するには、テーブルを土台にしつつ名前定義や FILTER と組み合わせる形になります
このあとの現行記事の手順は、まさにテーブルを土台にして FILTER で絞り込む作り方です

方式3 FILTER / UNIQUE のスピル方式(365・2021・2024向け)

新しいExcelで使える FILTER 関数と UNIQUE 関数を使う方式です
名前を大量に作らなくて済むうえ、3段階・4段階の連動にも強いのが魅力です

仕組みは、補助セル(作業用のセル)に絞り込みの数式を置き、その結果を入力規則で参照する流れです
子の選択肢を作る補助セルには、次のような数式を入れます

=UNIQUE(FILTER(子リスト範囲,親リスト範囲=親セル))

FILTER で「親セルと一致する行」を抜き出し、UNIQUE で重複を1つにまとめています
1段目(親)は =UNIQUE(親リスト範囲) だけで作れます

そして入力規則の[元の値]では、補助セルの番地に「#」(スピル範囲を指す記号)を付けて参照します
たとえば補助セルが F2 なら =$F$2# と書くと、スピルで広がった範囲全体を可変で参照できます

この「#」は、スピル(数式の結果が自動で複数セルに広がる動き)で増減する範囲をまるごと指してくれます
項目が増えても範囲が自動で追いかけてくれるので、手直しがほぼ要りません

FILTER・UNIQUE・スピル(#参照)の詳しい仕組みや対応バージョンは、別記事で1つずつ解説しています
初めてスピルに触れる方は、こちらを先に読むと数式の動きがつかめます

スピルとは何か(FILTER・UNIQUE・#参照の基礎)を解説した記事はこちら

FILTER・UNIQUE・SORT は Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel 2024 / Excel for the web で使えます
Excel 2019以前では動かないので、古い環境が混ざる職場では INDIRECT 方式か OFFSET 方式の方が無難です

どのバージョンでどんな新関数が使えるかは、新機能をまとめた記事も参考にしてください

• Excel 2021の新機能と新関数まとめ(動的配列・XLOOKUP など)
• Excel 2024の新機能と新関数まとめ(TEXTSPLIT・VSTACK など)

方式4 OFFSET + MATCH(可変範囲)

カテゴリ順に並べたマスタから、OFFSET と MATCH(と COUNTIF)で必要な範囲だけを切り出す方式です
名前をカテゴリぶん作らずに済み、INDIRECT の名前ルールも回避できるのが持ち味です

考え方は、MATCH で「どの行から始まるか」を、COUNTIF で「何件あるか」を求め、その範囲を OFFSET で切り出す流れです
具体例で見たほうが分かりやすいので、セル番地を固定して書きます

マスタはA列にカテゴリ(親キー)・B列に子の値が並び、1行目が見出し・データはB2から始まるとします
親セルが A2、子の選択肢を作る数式はこうなります

=OFFSET(マスタ!$B$2, MATCH($A2, マスタ!$A:$A, 0)-2, 0, COUNTIF(マスタ!$A:$A, $A2), 1)

ここで引く2がコツです
MATCH は列の何行目か(見出しを1行目として数えた位置)を返しますが、OFFSET は基準セル(マスタ!$B$2)を0行目として数えます
見出し行ぶんと、この数え方のズレを合わせるので基準をデータ先頭(B2)に取るなら-2になります

引く数を間違えると、子リストの先頭が欠けたり隣のカテゴリが混じったりします
基準セルをどこに置くかで引く数が変わるので、マスタの作りに合わせて確かめてください

入力規則の可変リスト自体も、OFFSET と COUNTA を組み合わせると作れます
名前定義の参照範囲を次の式にしておくと、項目を足したとき手直しが要りません

=OFFSET($D$2,0,0,COUNTA($D:$D)-1,1)

方式の選び方 4方式の比較表で状況に合わせる

4方式を見てきましたが、自分の環境ではどれを選べばいいのか、最後に一覧で整理します
軸は「対応バージョン・自動更新・作りやすさ・向いている場面」の4つです

ジャベ雄

迷ったらこの表だけ覚えて、あとは使う方式の節を読めば大丈夫ですよ

テーブル + FILTER で実際に作る手順

ここからは、上の4方式のうち テーブルを土台にして FILTER で絞り込む 作り方を、実際の画面つきで作っていきます
3段階(大区分 → 中区分 → 小区分)の連動プルダウンを、最後に結果まで抽出する形です

新しい関数を使うので、Microsoft 365 か Excel 2021以降で動かしてください
細かいところもなるべく書くので、分かるところは飛ばしながら読んでもらえれば

使うシートの構成(3シート)

最下部に実際のファイルを置いておきますが、下記の3シート構成で作ります

• “プルダウン”シート:実際に操作するシート 大区分 → 中区分 → 小区分と選んでいくと結果が抽出される この各区分を連動させたいのが今回の本題です
• “リスト”シート:大区分・中区分・小区分・結果 の組み合わせリスト 今回は大区分3パターン・中区分6パターン・小区分30パターン・結果30パターンでサンプルを作っています
• “マスタ”シート:関数を置いているだけの中間シート “リスト”シートに関数を置いてもいいんですが、別シートにして非表示にしておくとツールとしてきれいに見えます

“プルダウン”シートの各項目セルに名前を付ける

これはやらなくてもいいんですが、後で出てくる数式の分かりやすさにつながるので名前を付けておきます

• 大区分(B3):main
• 中区分(C3):middle
• 小区分(D3):minor

名前の管理は使い慣れると可読性が上がって便利です
ただ体感ではそれほど知られていない機能なので、無理のない範囲で取り入れてもらえれば

“リスト”シートのリストをテーブルにする

ここまでが下準備です
最近のExcelでリストを使うなら、テーブルにしておくと後がラクになる場面が多くあります

一括で名前管理した状態になって読みやすくなりますし、データ量(行数)が変わっても数式内の参照範囲を直さずに済む可変範囲になってくれます
これはありがたいところです

好みの問題ですが、デフォルトの「テーブル1」という名前は長くて使いにくいので、私は「TB」や「LIST」に変えがちです
今回は「LIST」にしています

“マスタ”シートに関数を設置する

本当は入力規則の中でプルダウン内容を制御したいところですが、肝になる UNIQUE 関数と FILTER 関数が入力規則の中では使えません
そこで”マスタ”シートに外出しして置く、というイメージです

各区分の関数は少しずつ違うので、それぞれ解説します

大区分の関数

=SORT(UNIQUE(LIST[大区分]))

最初の区分なので UNIQUE 関数を使うだけです
今回は全部に付けていますが、SORT 関数を足しておくとプルダウンがきれいに並ぶ場合が多いのでお好みで

中区分の関数

=SORT(UNIQUE(FILTER(LIST[中区分],LIST[大区分]=main,"-")))

連動するプルダウンを作るのに欠かせない FILTER 関数が加わりました
第2引数の絞り込み条件には、”プルダウン”シートで名前を付けた main を指定しています

たまに勘違いされますが、第2引数の”含む”は第1引数の”配列”の範囲に含まれている必要はありません
範囲の行だけ合わせて別の列を指定しても、イメージ通りの絞り込みができます

小区分の関数

=SORT(UNIQUE(FILTER(LIST[小区分],(LIST[大区分]=main)*(LIST[中区分]=middle),"-")))

中区分の関数から、第2引数の”含む”を複数条件にするだけで他は同じです
“含む”を「()」の中に入れて「*」でつなぐと、複数条件の指定ができます

各関数のセルにも名前を付けておく

必須ではないんですが、後々便利なのでセルに名前を付けておきます
“プルダウン”シートとセル位置が同じなので少しややこしいですが、今回はこんな感じです

• 大区分(B3):main_list
• 中区分(C3):middle_list
• 小区分(D3):minor_list

ポイントは、関数を入力した単独セル(範囲ではない)を名前の参照範囲にしているところです

“プルダウン”シートに入力規則を設定する

ようやくプルダウンになる入力規則の設定です

[入力値の種類]を”リスト”にするとプルダウンになります
[元の値]は”カンマ区切りの文字”か”セルの範囲”を指定できますが、今回は”セルの範囲”形式で進めます

ここが最も重要なポイントで、マスタシートで名前管理した各数式セルを指定するんですが、範囲の後ろに「#」を付けるとスピル範囲を指すことができます

このおかげで”マスタ”シートに設定した関数が活きて、大区分を選ぶと中区分、中区分まで選ぶと小区分の絞り込み結果が連動するプルダウンになります

結果を抽出する関数を設定する

マスタシートで小区分を抽出する関数に、条件を1つ足すだけです

=SORT(UNIQUE(FILTER(LIST[結果],(LIST[大区分]=main)*(LIST[中区分]=middle)*(LIST[小区分]=minor),"-")))

リスト次第ではありますが、今回なら SORT 関数と UNIQUE 関数は不要です
簡易的には XLOOKUP 関数でも代用できそうなので、ここもお好みで

手が届かない歯がゆい部分

冒頭の方式比較でFILTER方式にも弱点はあると触れましたが、この作り方で言うと次のところです

小区分まで選んだ後に大区分・中区分を選び直したり、中区分を消したりしても、小区分に選んだ値が残ってしまいます
ここは関数だけではどうにもならない部分です

ただ、結果セルの関数を上のように大区分・中区分・小区分それぞれを条件にした FILTER で組んでおけば、結果の抽出を間違えることはありません
そう考えると許容範囲かなと思います

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別シートのリストを参照する方法

選択肢のリストを別のシートにまとめておきたいことはよくあります
別シートのリストを連動プルダウンに使う方法は、大きく3つです

• 直接範囲を指定する:シンプルだが、リストを増やすと範囲を手で直す必要がある
• INDIRECT + 名前定義:動的で柔軟、親の値から名前を呼び出して連動できる
• テーブル:シート名の変更に強く、項目を足すと自動更新される

堅さで選ぶならテーブルが安心です
シート名を変えても壊れにくく、項目の増減も自動で反映されます

連動プルダウンのよくある失敗と対処

連動プルダウンでつまずきやすいポイントと、その対処をまとめます
「絞り込みが効かない」「項目を足したのに反映されない」あたりが定番です

プルダウンの解除・編集・コピー

解除する

プルダウンを消したいときは、対象のセルを選んで「データ」タブ →「データの入力規則」を開き、[すべてクリア]を押します
複数のセルをまとめて解除したいときは、範囲を選んでから同じ操作をします

編集する

選択肢を変えたいときは、同じ「データの入力規則」のダイアログで[元の値]を直すだけです
連動側を変えるなら、参照している補助セルや名前の中身を見直します

入力規則だけをコピーする

設定済みのプルダウンを別のセルにも広げたいときは、「形式を選択して貼り付け」から「入力規則」を選ぶと、入力規則だけをコピーできます
値や書式を巻き込まずに済むので、表の体裁を保ったまま広げられます

まとめ 連動プルダウンは状況で方式を選ぶ

連動プルダウンの作り方を、4方式で比較してきました
「これが唯一の正解」という方式はなく、使うバージョンやデータの形で向き不向きが変わります

• 新しいExcel(365・2021・2024)なら FILTER 方式 がラクで3段階以上にも強い
• 古い環境が混ざるなら INDIRECT 方式 が無難
• 項目名に空白や記号が入るなら FILTER か OFFSET で名前ルールを回避

昔はVBA(プログラミング)を使わないと作れなかった連動も、今は標準機能と新関数だけで作れるようになってきました
その分だけ”Excelで十分”なケースも増えているので、まだまだ現役で頼れる存在です

ジャベ雄

まずは比較表で方式を決めて、あとは下のサンプルで動かしてみてくださいね

サンプルファイル

今回の説明に使ったExcelファイルです
実際に操作してみたほうが分かりやすいと思うので、気になる方はどうぞ

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この記事では、Excelのスピル(動的配列)を仕組みから整理していきます
「そもそもスピルって何?」という入口から、FILTERなどの新しい関数、よく出る#SPILL!エラーの直し方まで、実際の画面を見ながら広く触れていきます

ジャベ雄

配列がシート上にこぼれるイメージがつかめると一気に楽になりますよ

Excelのスピルとは 動的配列の仕組みをやさしく

結論から言うと、スピルは1つの数式が複数のセルに結果をこぼして表示する挙動のことです
スピル(spill)を直訳すると「こぼれる」「あふれる」で、数式を入れたセルだけに収まりきらない結果が、隣の空きセルへ自動的に広がっていきます

個人的な感覚だと1つのセルに範囲(複数セル)が登録されているような状態です
たとえば10行×2列ぶんの値を返す数式を1セルに入れると、その10行×2列ぶんがシート上にずらっと展開されます

Excelの公式では、このあたりを2つの言葉で説明しています

• 動的配列数式…サイズが変わる配列(複数の値)を返せる数式そのもの
• スピル…その結果が隣のセルへ広がって表示される動作

つまり「複数の値を返す数式=動的配列数式」で、「その結果がシートにこぼれる動き=スピル」という関係です
2つはほぼ一体の概念なので、本記事でもセットで扱っていきます

ゴーストってなに 先頭セル以外は薄く表示される

スピルした結果のうち、数式の実体が入っているのは先頭の1セルだけです
2番目以降のセルを選ぶと、数式バーに薄い文字で数式が表示されますが、その場では編集できません

この薄く表示される状態を、公式はゴースト(ghosted)と呼んでいます
幽霊のように見えるけど触れない、くらいの語感です
編集したいときは先頭のセルに戻って直す、と覚えておけば迷いません

スピルのうれしいところ コピー不要で自動更新

従来のオートフィル(数式を1セルずつコピーして広げるやり方)と比べると、スピルは起点の1セルに数式を入れるだけで必要な範囲に結果が広がります
だから手間が減るポイントが分かりやすいです

• 数式をコピーして引っ張る作業がいらない
• 絶対参照($)を細かく意識しなくて済む
• 元データが増減しても結果が自動で伸び縮みする

ジャベ雄

表を作り直す手間が減るのが、地味に一番ありがたいんですよね

スピルの対応バージョン 2019以前は使えない理由

ここが一番つまずきやすいポイントなので先に整理します
スピル(動的配列)を新しく入力して使えるのは Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel 2024です

Excel 2019 以前では、複数セルに結果を出す配列数式をCtrl + Shift + Enter(CSE)で確定する必要がありました
このやり方だと結果を出す全セルに同じ数式が入り、サイズも固定です
スピルのように可変サイズで自動展開する挙動は、2019以前にはありません

公式の対応表に2019が載っている件の注意

少しややこしいのが、Microsoft公式の動的配列の解説ページにある「適用対象(Applies To)」です
ここには Excel 2019 / 2016 も並んでいます

ネット上には「スピルは2019から使える」とする記事も混ざっていますが、新規にスピルを入力できるのは 365 / 2021 / 2024 と考えておくのが安全です
2019以前を使っているなら、CSE(Ctrl + Shift + Enter)で配列数式として代替する道が残されています

提供が始まった正確な日付はソースによって食い違うので、本記事では断定しません
Microsoft 365 では2019年ごろから順次使えるようになった、くらいの理解で十分です

バージョンごとの新機能をもう少し追いたい方は、関連記事もどうぞ
Excel 2021の新機能と新関数とExcel 2024の新機能と新関数で、動的配列まわりの追加関数を整理しています

スピルの基本の使い方 範囲を返すと自動でこぼれる

一番シンプルなのは「=範囲」です
数式に範囲を指定するだけで、その範囲ぶんがスピルで反映されます

下の画像のとおり、F1セルに10行×2列のデータが格納されているイメージで、スピルの範囲は青い枠で囲われた状態になります

スピルの範囲にカーソルをあてると、先頭セル以外は数式がグレーになります
これがさきほど触れたゴーストで、スピルで表現されているセルだと分かる目印です

スピルが展開されるセルに空白以外があると、結果を広げられずエラーになります
展開したい範囲は青い破線で教えてくれるので、スピルをあきらめるか、邪魔なデータを削除するかのどちらかを選びます

スピルする主要な動的配列関数まとめ

スピルが入ったことで、配列を返すタイプの関数が一気に使いやすくなりました
ここでは Excel 2021 / Microsoft 365 で追加された6つの新関数と、スピルと相性のいい関数を整理します

Excel 2021 / 365 でスピル前提の新関数として追加されたのは、次の6つです

• FILTER…条件に合う行・列だけを抽出する
• UNIQUE…重複を除いて一意の値を返す
• SORT…範囲・配列を並べ替える
• SORTBY…別の範囲を基準に並べ替える
• SEQUENCE…連続した数値の配列を作る
• RANDARRAY…ランダムな数値の配列を作る

FILTER関数 条件に合う行だけを抜き出す

FILTERは、指定した条件に一致する行や列だけを取り出して配列で返す関数です
抽出した結果はそのままスピルでこぼれます

=FILTER(配列, 含む, [空の場合])

• 配列…抽出元になる範囲
• 含む…条件(TRUE/FALSEの配列)、たとえば「B2:B10="東京"」のような式
• 空の場合…該当が無いときに返す値(省略可)

第3引数の「空の場合」を省略して該当が0件だと、#CALC!エラーになります
該当なしがあり得るデータでは、第3引数に空文字やメッセージを入れておくと安全です

UNIQUE関数 重複を消して一覧を作る

UNIQUEは、リストや範囲から重複を除いた値だけを返します
これまでピボットテーブルで作っていたような「一意のリスト」を、関数だけでサッと作れます

=UNIQUE(A2:A100)

FILTERで条件抽出して、UNIQUEで重複を消して、SORTで並べ替える、という3関数の組み合わせは使いどころが多いです
後半の実演でもこの考え方を使っています

SORT・SORTBY関数 並べ替えを数式で

SORTは範囲や配列を並べ替えて返します
SORTBYは「別の範囲を基準にして並べ替える」関数で、複数の基準を重ねて指定できます

=SORT(配列, [並べ替えインデックス], [並べ替え順序], [並べ替え基準])
=SORTBY(配列, 基準配列1, [並べ替え順序1], [基準配列2, 並べ替え順序2], …)

SORTBYは基準のペアを複数並べられるので、「第1キーで並べて、同じなら第2キーで並べる」といった多段の並べ替えに向いています
指定できる条件の上限は公式に明記が無いので、ここでは数を断定しません

SEQUENCE・RANDARRAY関数 配列を生成する

SEQUENCEは、指定した行数×列数で連続した数値(等差数列)の配列を作ります
RANDARRAYは、指定した行数×列数でランダムな数値の配列を作ります

=SEQUENCE(5)        → 1〜5を縦に
=SEQUENCE(3, 3)     → 3行3列に1〜9
=RANDARRAY(4, 2)    → 4行2列にランダムな数値

RANDARRAYのようにサイズが状況で変わる関数は、後述する#SPILL!エラー(サイズが不定)の引き金になることもあります
そのあたりはエラーの節でもう一度触れます

XLOOKUP・XMATCHもスピルする

検索系のXLOOKUP・XMATCHもスピルに対応しています
検索値や戻り範囲を複数にすると、結果が配列で展開されます
どちらも Microsoft 365 / Excel 2021 以降で使えます

ここはスピルの便利さが一番伝わるところなので、XLOOKUPで具体的に見ていきます

まず普通のXLOOKUPの使い方

はじめにXLOOKUPの引数を確認します

=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り範囲, [見つからない場合], [一致モード], [検索モード])

XLOOKUP自体の説明は割愛しますが、一番オーソドックスなVLOOKUP味な使い方を見ます
下の式では、A列の中にある検索値と一致する行で、C列の値が返り値になります

検索範囲を複数行×1列、戻り範囲を複数行×複数列にした場合

検索値と一致した行の全列が、スピルで返ってきます

検索範囲を1行×複数列、戻り範囲を複数行×複数列にした場合

検索値と一致した列の全行が、スピルで返ってきます

検索値を範囲にした場合

相対参照でコピペしたときのように、連続して検索したような結果になります

検索値を範囲にして戻り範囲を複数行×複数列にした場合

複数列で返ってきてほしいところですが、残念ながら1列のときと同じ結果になります
万能ではないんですね

ちょっと上級者向けな余談 VLOOKUPと配列

今度はXLOOKUPの先輩、VLOOKUPを例に少し踏み込んだ余談を
何が踏み込んでいるかと言うと、普段Excelで使うことのない配列を使います

列番号を数字が入力されている範囲にしてみる

それぞれの列番号の値がスピルで返ってくるので、「検索値を範囲にした場合」がVLOOKUPでも起こります

列番号を数字の配列にしてみる

Excelではあまり使う機会が無かった配列が、スピルによって活かされることになりました
「{}」で囲うと配列になるので、セル範囲の代わりに使うこともできます

VSTACK・HSTACK・TEXTSPLITも覚えておくと便利

もう少し新しい関数として、VSTACK・HSTACK・TEXTSPLITもスピルする仲間です

• VSTACK…複数の範囲・配列を縦に積み重ねて結合する
• HSTACK…複数の範囲・配列を横につなげて結合する
• TEXTSPLIT…区切り文字で文字列を分割し、配列として返す

これらは Microsoft 365 で先行して使えるようになり、永続版では Excel 2024 に搭載されています
Excel 2021 で使えるかは関数によって違うので、お使いの環境で確認してから使うのが無難です

これらの追加関数はExcel 2024の新機能と新関数で詳しく扱っています
365でいつ何が入ったかを追いたいならMicrosoft 365のExcel新機能 リリース時期も参考になります

スピル範囲を参照する#演算子(A1#)

スピルした結果を、別の数式から「範囲ごと」参照したいときに使うのがスピル範囲演算子「#」です
動的配列の先頭セルに「#」を後ろから付けると、こぼれた配列全体を指せます

=A1     → スピルの先頭の1つの値だけ
=A1#    → A1からこぼれた配列全体

うれしいのは、参照元のスピル範囲が増えたり減ったりしても、参照側が自動で追従するところです
たとえば=SUM(A2#)と書いておけば、Aの配列が伸び縮みしても範囲を書き直さずに済みます

従来の=SUM(A2:A11)のように固定範囲で書くと、データが12行目まで増えたときに手で直す必要がありました
「#」を使うと、その手直しから解放されます

もちろん他の関数の引数にも渡せます
=SORT(C2#)や=FILTER(C2#, LEN(C2#)>3)のように、動的配列同士をつないでいけます

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スピルを抑える@演算子(暗黙的なインターセクション)

「#」と対になるのが@(暗黙的なインターセクション演算子)です
こちらは配列や範囲を「1つの値」に縮める処理が起きる場所を、はっきり示す記号です

少し難しい言葉ですが、噛み砕くと「複数の値の中から1個だけに絞り込む合図」です
旧バージョンのExcelが裏で黙ってやっていた絞り込みを、動的配列対応版では@として見える形にしています

なぜか勝手に@が付くことがある

旧バージョンで作った数式(範囲や配列を返すINDEX・OFFSETなど)を動的配列対応版で開くと、互換のために@が自動で付くことがあります
「なぜか@が増えてる」と驚くかもしれませんが、この自動で付いた@は見た目の目印なので計算結果は変わりません

@を使ってスピルを止める

逆に、自分からスピルを止めたいときは数式の先頭に@を手で付けます
こちらは目印ではなく意図的な操作で、配列が1つの値に縮約されて従来どおり1セルに収まります

=FILTER(...)    → 結果がスピルする
=@FILTER(...)   → 先頭の1つの値だけ表示(スピルを抑える)

@が導入された具体的な日付やバージョンは公式に明記が無いので、ここでは断定しません
動的配列への対応にあわせて導入された記号、と理解しておけば十分です

#SPILL!エラーの原因と対処法

スピルを使っていると出会うのが#SPILL!エラーです
これは「結果を広げたいのに、こぼれ先で何か引っかかっている」というサインです

Microsoft公式は、#SPILL!の原因を見出しで分類しています
主な原因と対処を表でまとめます

一番多いのは「こぼれ先が空でない」

体感で一番多いのは、こぼれ先のセルに値が残っているパターンです
#SPILL!のセルを選ぶと、こぼれたかった範囲が破線で示されます

エラーチェックの通知から「干渉しているセルを選択」を選ぶと、邪魔しているセルへ一発で移動できます
あとはそのセルの中身を消すか動かせば解決です

テーブル内ではスピルが使えない

意外と知られていないのが、正式なテーブル(Ctrl + Tで作るテーブル)の中ではスピルが使えない点です
正確には、複数セルに広がる(スピルする)動的配列数式を入れると#SPILL!になります(@付きで1セルに収まる式なら入ります)

対処は2つで、数式をテーブルの外に出すか、テーブルを通常の範囲に変換(範囲に変換)します
テーブル機能とスピルは住み分けが必要、と覚えておくと混乱しません

スピルを解除する・使わない方法

「スピルをオフにしたい」という需要は多いのですが、設定からスピル機能そのものを止める項目はありません
その代わり、止めたいときの手段はいくつかあります

従来型のCSE配列数式は後方互換のために今もサポートされています
ただ動的配列が使える環境なら、新規はスピル(動的配列数式)で書くほうが扱いやすいです

スピルをふんだんに使ってみた実例

最後に、スピルありきのUNIQUE関数を使って、これまでピボットテーブルで作っていたような集計表を関数だけで組んでみます
まずは手順を動画でどうぞ

この手順は最適解というより、スピルの機能・特徴をあえて使っている例です
ポイントは次の3つになります

1. UNIQUE関数で重複しないIDをスピルで反映する
2. XLOOKUPの検索値を「セル#」のスピル範囲にして、分類もスピルで反映する
3. SUMIFSの検索値はあえてスピルにしていない(スピルした値もちゃんと検索値として使えることを確認しているので、検索値を範囲にすれば一気に反映できる)

ただ表示されるだけでなく、疑似的な値なのに引数としても使えるのがスピルの強みです
使い道は思ったより広いと感じます

スピルの小ネタ コピペや値貼り付けのクセ

使っていて気づいた細かい挙動もまとめておきます

• スピルで反映されたセルは実体が無いからか、Excel内でコピペしても何も貼り付けできない
• ただし「スピルの範囲外に値貼り付け」をしたときはちゃんと反映するし、メモ帳など外部アプリには貼り付けできる
• スピルになる数式が入ったセルをコピーして値貼り付けするとエラーになる
• スピルの結果を値にしたいときは、スピルで反映した範囲を全部コピーして値貼り付けすればOK
• スピルの結果を範囲として数式で使いたいときは、数式が入ったセルに「#」を付ける(A1# など)

よくある質問(スピルのつまずき)

あとがき

スピルは、配列をExcelのシート上に体現した機能と言えます
VBAやプログラミングをやっている人にはちょっとした感動があると思います

今まで無理やりVBAで作っていた処理も、関数だけで完結することが増えました
Excelツール作成がうねっていく感覚があります

同じ流れで、文字列処理を強化するREGEX系の新関数も便利です
あわせてExcelのREGEX関数3つものぞいてみてください

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